Veranstaltungshinweise Kick-Off

HINWEISE ZUR ERHEBUNG UND VERARBEITUNG PERSONENBEZOGENER DATEN GEMÄSS ART. 13 DSGVO

lernen:digital Kick-off | Wissen vernetzen, Transfer gestalten, Lehrkräfte stärken, 22. – 23. November 2023

Stand: September 2023

Mit diesen Datenschutzhinweisen informieren wir Sie, wie personenbezogene Daten erhoben, verarbeitet und genutzt werden, wenn Sie sich für das lernen:digital Kick-off anmelden, Programmbeiträge einreichen, die Veranstaltung besuchen und wie wir die Daten im Nachgang der Veranstaltung verwenden.

Diese Datenschutzhinweise gelten ergänzend zu den Datenschutzhinweisen für unsere Website lernen.digital.

1. Ansprechpartner

Verantwortlicher im Sinne der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) für die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten der Veranstaltungsteilnehmenden im Rahmen der Anmeldung, Durchführung und Dokumentation des lernen:digital Kick-off ist der Forum Bildung Digitalisierung e. V., Pariser Platz 6, 10117 Berlin, vertreten durch den Vorstand Jacob Chammon, Telefon: +49 (0) 30 5858466-66, E-Mail: office@forumbd.de („Forum Bildung Digitalisierung“ oder „wir“). Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter der E-Mail: datenschutz@forumbd.de.

2. Datenverarbeitung im Zusammenhang mit der Veranstaltung

2.1 Programmgestaltung

Der Kompetenzverbund lernen:digital gestaltet den Dialog zwischen Wissenschaft und Praxis für die digitale Transformation von Schule und Lehrkräftebildung. Der Kompetenzverbund lernen:digital wird finanziert durch die Europäische Union – NextGenerationEU und gefördert durch das Bundesministerium für Bildung und Forschung.

Projektbeteiligte des Kompetenzverbund lernen:digital sind: Bergische Universität Wuppertal, Eberhard Karls Universität Tübingen, Technische Universität Dortmund, Technische Universität München, Universität Duisburg-Essen, Universität Kassel, Universität Potsdam, Deutsches Institut für Erwachsenenbildung – Leibniz-Zentrum für lebenslanges Lernen (DIE), DIPF | Leibniz-Institut für Bildungsforschung und Bildungsinformation, IPN – Leibniz-Institut für die Pädagogik der Naturwissenschaften und Mathematik, Leibniz-Institut für Wissensmedien (IWM), Forum Bildung Digitalisierung (im Folgenden benannt als Projektbeteiligte des Kompetenzverbund lernen:digital).

Die Programmgestaltung des lernen:digital Kick-off entsteht in enger Zusammenarbeit mit den Projektbeteiligten. Die Kuratierung der Programmbeiträge erfolgt durch direkten Kontakt zu den Speaker:innen.

2.2 Organisation und Teilnehmenden-Management

Bei der Anmeldung zu unseren Veranstaltungen erheben wir verschiedene personenbezogene Daten („Stammdaten“). Üblicherweise handelt es sich dabei um Angaben zur Person (z. B. Titel, Anrede, Vor- und Nachname, Position, Institution/Organisation) und um Kontaktdaten (z. B. E-Mail-Adresse, Telefonnummer). Pflichtangaben sind als solche gekennzeichnet. Wir erheben diese Stammdaten zu folgenden Zwecken:

Planung, Organisation und Durchführung der Veranstaltung sowie veranstaltungsbezogene Kommunikation;
ggf. Übermittlung veranstaltungsbezogener Informationen (z. B. Unterlagen, Präsentationen unserer Speaker:innen) bis zwei Monate im Nachgang an die Veranstaltung;
ggf. Informationen zur Unterbringung (z. B. in Tagungshotels) und Verpflegung.

Die Rechtsgrundlage für die vorgenannten Datenverarbeitungsvorgänge ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Ggf. haben Sie auch die Möglichkeit, bei der Anmeldung freiwillige Angaben zu machen (z. B. thematische Interessen, Vorschläge zur Programmgestaltung, etc.). Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, beruhend auf unserem gemeinsamen Interesse, die Veranstaltung selbst und Folgeveranstaltungen bestmöglich auf die Interessen der Teilnehmenden auszurichten.

Wir bewahren Ihre Stammdaten nach der Veranstaltung zwei Monate auf, um Ihnen ggf. ergänzende Unterlagen zur Veranstaltung zukommen zu lassen. Danach löschen wir die Daten, es sei denn, wir müssen sie noch aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungsfristen (insbesondere nach dem Handels- und Steuerrecht: z. B. buchhalterisch relevante Reisekostenabrechnungen oder Belege bis zu zehn Jahre) aufbewahren oder Sie willigen ein, dass wir Sie noch für zukünftige Veranstaltungen kontaktieren dürfen (vgl. dazu den Abschnitt „Künftige Veranstaltungen“).

Die Evaluation der Veranstaltung erfolgt durch die Universität Potsdam. Ihre Anmeldedaten werden nach der Veranstaltung für die Kontaktaufnahme diesbezüglich an die Universität Potsdam übermittelt. Die Teilnahme an der Evaluation erfolgt auf freiwilliger Basis.

Die Evaluation der Veranstaltung erfolgt durch die Universität Potsdam über den Dienstleister SoSci (siehe 3.5). Ihre Anmeldedaten werden nach der Veranstaltung für die Kontaktaufnahme diesbezüglich an die Universität Potsdam übermittelt. Die Teilnahme an der Evaluation erfolgt auf freiwilliger Basis.

2.3 Anfertigung von Foto- und Videoaufnahmen
Im Rahmen der Veranstaltung werden von den Speaker:innen und Teilnehmenden vor Ort teilweise Foto- und Videoaufnahmen angefertigt, um die Veranstaltung zum Zweck der Außendarstellung zu dokumentieren. Vor Ort haben Sie jederzeit die Möglichkeit, fotografierende Personen und Kamerateams anzusprechen und zu erklären, dass Sie keine Aufnahmen Ihrer Person wünschen. Sie können uns auch im Nachgang der Veranstaltung unter den oben genannten Kontaktdaten erreichen und mitteilen, dass Sie der Speicherung der Aufnahmen von Ihrer Person widersprechen. Rechtsgrundlage für die mit der Anfertigung der Aufnahmen verbundene Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, beruhend auf unserem Interesse an der Dokumentation der Veranstaltung und unserer Außendarstellung.

Die Foto- und Videoaufnahmen sowie Aufzeichnungen im Rahmen unserer Dokumentation werden gelöscht, sobald sie für den Zweck der Verarbeitung nicht mehr benötigt werden, wenn nicht gesetzliche Aufbewahrungsfristen etwas anderes bestimmen.

2.4 Verwendung von Foto- und Videoaufnahmen

Wir und die Projektbeteiligten des Kompetenzverbund lernen:digital möchten die angefertigten Aufnahmen gern zur Dokumentation und zur Außendarstellung in Printwerken, auf unseren Websites und in den Social-Media-Profilen (Instagram, LinkedIn, X (Twitter), YouTube) verwenden. Hierfür bearbeiten wir die Aufnahmen zunächst (z. B. durch Wahl des Bildzuschnitts) und stellen die bearbeiteten Aufnahmen ohne Nennung Ihres Namens online. Für den Fall, dass Sie von filmenden Personen interviewt werden, erfolgt die Veröffentlichung der Aufnahmen mit Nennung Ihres Namens. Die jeweiligen Websites sind frei im Internet und damit weltweit abrufbar. Wir weisen darauf hin, dass die Unterseiten einschließlich etwaiger Foto- und Videoaufnahmen über Suchmaschinen aufgefunden werden können. Die Anbieter der Social-Media-Plattformen verarbeiten und nutzen Daten, die auf den Plattformen eingestellt sind, ggf. für eigene Zwecke. Diese Datenverarbeitung ist unserer unmittelbaren Kontrolle entzogen. Weitere Informationen zur Datenverarbeitung sind auch in den Datenschutzhinweisen der jeweiligen Anbieter der Social-Media-Plattformen enthalten, die auch in unseren Datenschutzhinweisen für die Website verlinkt sind. Sobald die Inhalte in den Plattformen eingestellt sind, können Dritte (z. B. fremde Nutzende der Plattformen) die Inhalte zur Kenntnis nehmen, teilen oder ggf. herunterladen.

Wir veröffentlichen Fotoaufnahmen von Speaker:innen, Teilnehmenden und Moderator:innen am Veranstaltungsort in der Regel unter der sogenannten Creative-Commons-Lizenz „CC BY 4.0“, d. h. das Material darf (auch durch Dritte) weltweit für beliebige Zwecke in jedwedem Format oder Medium vervielfältigt, verbreitet und verändert werden.

Livestream: Von einigen Programmpunkten wie Panel-Diskussionen und Keynotes werden Videoaufnahmen (nur mit Speaker:innen, Moderator:innen) angefertigt, die live über unseren YouTube-Kanal des Kompetenzverbund lernen:digital gestreamt werden.

Wir bitten Sie im Rahmen der Veranstaltung um Ihr Einverständnis (nach § 23 KunstUrhG) zu der hier beschriebenen Nutzung der Aufnahmen bzw. Aufzeichnungen, einschließlich der Veröffentlichung auf unseren Social-Media-Plattformen. Die Aufnahmen sollen auf die beschriebene Weise zu werblichen Zwecken in Bezug auf Veranstaltungen und unsere Vereinstätigkeit verwendet werden, ohne dass diese Verwendung auf einen bestimmten Zeitraum beschränkt werden soll. Ihr Einverständnis im Hinblick auf diese werbliche Verwendung ist freiwillig, Sie können auch ohne die Erteilung des Einverständnisses an der Veranstaltung teilnehmen. Sollten nach Erteilung des Einverständnisses gewichtige Gründe vorliegen, die gegen die beschriebene Verwendung Ihrer Aufnahmen sprechen, so können Sie uns diese an die oben genannten Kontaktdaten mitteilen. In einem solch begründeten Ausnahmefall werden wir die Aufnahmen entsprechend austauschen und uns bekannte Empfänger über Ihren Widerspruch informieren. Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruhend auf unseren zuvor genannten berechtigten Interessen.

2.5 Künftige Veranstaltungen

Wenn Sie uns Ihre Einwilligung dazu erteilen, speichern wir den Umstand, dass Sie die Veranstaltung besucht haben im Zusammenhang mit Ihren Stammdaten, um Sie auf Folgeveranstaltungen oder ähnliche Veranstaltungen hinzuweisen. Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Wir speichern diese Daten so lange, bis Sie Ihre Einwilligung widerrufen.

3. Weitergabe von Daten

Eine Weitergabe der im Rahmen der Veranstaltung erhobenen Daten erfolgt grundsätzlich nur, wenn:

Sie Ihre ausdrückliche Einwilligung dazu gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO erteilt haben,
die Weitergabe nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist und kein Grund zur Annahme besteht, dass ein überwiegendes schutzwürdiges Interesse am Unterbleiben der Weitergabe der Daten besteht,
wir nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO zur Weitergabe gesetzlich verpflichtet sind oder
dies gesetzlich zulässig und nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Abwicklung von Vertragsverhältnissen mit Ihnen oder für die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, die auf Ihre Anfrage hin erfolgen,
soweit dies in diesen Datenschutzhinweisen (insbesondere im Hinblick auf die Veröffentlichung von Foto- und Videoaufnahmen, Screenshots und Aufzeichnungen auf den Social-Media-Plattformen) ausgeführt ist.

Ein Teil der in diesen Datenschutzhinweisen beschriebenen Datenverarbeitung kann durch unsere Dienstleister erfolgen. Neben den in diesen Datenschutzhinweisen erwähnten Dienstleistern können hierzu insbesondere Rechenzentren, welche Anmeldemaske und Datenbanken speichern, IT-Dienstleister, die unsere Systeme warten, sowie Beratungsunternehmen (z. B. Steuerberatende) gehören. Sofern wir Daten an unsere Dienstleister weitergeben, dürfen diese die Daten ausschließlich zur Erfüllung ihrer Aufgaben verwenden. Die Dienstleister wurden von uns sorgfältig ausgewählt und beauftragt. Sie sind vertraglich an unsere Weisungen gebunden, verfügen über geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der Rechte der betroffenen Personen, gewährleisten ein angemessenes Datenschutz-Niveau und werden von uns sorgfältig kontrolliert. Darüber hinaus kann eine Weitergabe in Zusammenhang mit behördlichen Anfragen, Gerichtsbeschlüssen und Rechtsverfahren erfolgen, wenn es für die Rechtsverfolgung oder -durchsetzung erforderlich ist.

Für das Event- und Teilnehmenden-Management insbesondere für die Anmeldung zu den Veranstaltungen, zur Schaffung von kollaborativen Arbeitsumgebungen sowie für die Einreichung von Programmvorschlägen setzen wir Systeme folgender Dienstleister ein:

3.1 Programm-App LineUpr

Die Programm-App LineUpr wird zur Darstellung des Programms und zur Information über beteiligte Speaker:innen, Raumpläne und Ablauf vor Ort genutzt. Der Dienst wird angeboten von LINEUPR GmbH, Glacisstraße 20b, 01099 Dresden.Die Nutzung der App erfolgt freiwillig. Bei Registrierung müssen lediglich Name und E-Mail-Adresse angegeben werden. Von den Speaker:innen wird jeweils ein eigenes Profil angelegt, teilweise mit Bild, welches mit dem entsprechenden Programmpunkt verknüpft ist. Die Speaker:innen nutzen den Dienst ebenfalls ohne Anlegen eines Kundenkontos. Weitere Informationen zur Datenverarbeitung im Rahmen der Nutzung von LineUpr finden Sie in den Datenschutzinformationen des Anbieters.

3.2 doo Event-Management-Plattform

Die doo GmbH sichert unter anderem durch eine verschlüsselte Datenübertragung, eine ISO-Zertifizierung und Serverstandorte in Deutschland ein hohes Maß an Datensicherheit zu. Der Dienst wird angeboten von doo Event-Management-Plattform der Firma doo GmbH mit Sitz in St.-Martin-Str. 58-68 in 81541 München. Zur Anmeldung bei einer Veranstaltung mithilfe der doo Event-Management-Plattform erfassen wir Ihre Stamm- und Kontaktdaten (s. o.). Die doo GmbH verarbeitet Daten von Veranstaltungsteilnehmenden in unserem Auftrag, weshalb wir mit der Firma einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen haben. Weitere Informationen zur Datenverarbeitung im Rahmen der Nutzung der doo Event-Management-Plattform finden Sie in den Datenschutzinformationen der doo GmbH.

3.3 LimeSurvey

Mit dem Online-Umfrage-Tool LimeSurvey der LimeSurvey GmbH, Papenreye 63, 22453 Hamburg, führen wir Umfragen durch, die zur Evaluation der Veranstaltung nach deren Abschluss genutzt werden. Auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO werden zur Anmeldung für eine Veranstaltung Stammdaten (Name, Organisation) und Kontaktdaten (E-Mail) abgefragt. Die Löschung der Daten erfolgt nach Abwicklung der Vertragsverhältnisse sowie unter Berücksichtigung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten. Die Teilnahme an Umfragen zur Evaluation der Veranstaltung erfolgt auf freiwilliger Basis. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Rahmen dieser freiwilligen Umfragen ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, verbunden mit unserem berechtigten Interesse an der Auswertung und Evaluation der Veranstaltung sowie der Verbesserung zukünftiger Veranstaltungen. Weitere Informationen zur Datenverarbeitung bei LimeSurvey erhalten Sie in der Datenschutzerklärung der LimeSurvey GmbH.

3.4 Mentimeter

Mentimeter wird im Rahmen von Veranstaltungen für interaktive Präsentationen und Umfragen genutzt. Der Dienst wird angeboten von Mentimeter AB, Alströmergatan 22 SE-112 47 Stockholm. Veranstaltungsteilnehmende können ohne Angabe von Namen, E-Mail und ohne Anlegen eines Kundenkontos den Dienst nutzen. Der Diensteanbieter kann Daten zur Nutzung des Dienstes (IP-Adresse, Gerätedaten etc.) erheben und verarbeiten. Weitere Informationen zur Datenverarbeitung im Rahmen der Nutzung von Mentimeter finden Sie in den Datenschutzinformationen des Anbieters.

3.5 SoSci Survey

Mit dem Online-Umfrage-Tool SoSci Survey der SoSci Survey GmbH, Marianne-Brandt-Str. 29, 80807 München, vertreten durch die Geschäftsführer:innen Dr. Dominik Leiner und Stefanie Leiner, führen wir Umfragen durch, die zur Evaluation der Veranstaltung nach deren Abschluss genutzt werden. Auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO werden zur Anmeldung für eine Veranstaltung Stammdaten (Name, Organisation) und Kontaktdaten (E-Mail) abgefragt. Die Löschung der Daten erfolgt nach Abwicklung der Vertragsverhältnisse sowie unter Berücksichtigung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten. Die Teilnahme an Umfragen zur Evaluation der Veranstaltung erfolgt auf freiwilliger Basis. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Rahmen dieser freiwilligen Umfragen ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, verbunden mit unserem berechtigten Interesse an der Auswertung und Evaluation der Veranstaltung sowie der Verbesserung zukünftiger Veranstaltungen. Weitere Informationen zur Datenverarbeitung bei SoSci Survey erhalten Sie in der Datenschutzerklärung der SoSci Survey GmbH.

4. Ihre Rechte

Ihnen steht jederzeit das Recht zu, Auskunft über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu verlangen. Wir werden Ihnen im Rahmen der Auskunftserteilung die Datenverarbeitung erläutern und eine Übersicht der über Ihre Person gespeicherten Daten zur Verfügung stellen.

Falls bei uns gespeicherte Daten falsch oder nicht mehr aktuell sein sollten, haben Sie das Recht, diese Daten berichtigen zu lassen. Sie können außerdem die Löschung Ihrer Daten verlangen. Sollte die Löschung aufgrund anderer Rechtsvorschriften ausnahmsweise nicht möglich sein, werden die Daten gesperrt, sodass sie nur noch für diesen gesetzlichen Zweck verfügbar sind. Sie können die Verarbeitung Ihrer Daten ferner einschränken lassen, z. B. wenn Sie der Auffassung sind, dass die von uns gespeicherten Daten nicht korrekt sind.

Ihnen steht daneben das Recht auf Datenübertragbarkeit zu, d. h. dass wir Ihnen auf Wunsch eine digitale Kopie der von Ihnen bereitgestellten personenbezogenen Daten zukommen lassen.

Um Ihre hier beschriebenen Rechte geltenden zu machen, können Sie sich jederzeit an die oben genannten Kontaktdaten wenden. Dies gilt auch, sofern Sie Kopien von Garantien zum Nachweis eines angemessenen Datenschutz-Niveaus erhalten möchten.

Sie haben schließlich das Recht, sich bei der für uns zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Sie können dieses Recht bei einer Aufsichtsbehörde in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes geltend machen. In Berlin ist die zuständige Aufsichtsbehörde: Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Friedrichstr. 219, 10969 Berlin.